近年越來越多企業在員工入職上使用新科技，以提供良好的員工體驗。然而，表面上是幫助員工，但實際上對公司也有不少好處，輕鬆留下優秀的人才，大大降低招募成本。
以下文章就讓大家了解人力資源管理的最新趨勢，解析人工智能 (AI) 如何提高員工入職體驗及流程，讓大家運用這種自動化科技，優化整個人力資源管理。
什麼是員工入職體驗
員工入職體驗是指新進員工從收到 Offer 開始，到進入公司報到、接受入職訓練與開始正式工作一連串的流程，這些過程會決定新人對於公司的第一印象，以及後續對於工作的投入程度。
良好入職體驗對企業的重要性
不論大、小企業都需要打造完整而有系統的入職流程/ 體驗，主要有以下 2 個好處：
提升人才留任率和生產力
Brandon Hall Group 為 Glassdoor 進行的一項著名研究中，研究人員發現，強而有力的入職流程可將新員工留任率提高 82%。而且人力資源管理協會 (SHRM) 發現，如果採用標準化的入入職流程，新員工的工作效率會提高 50%。
提升公司品牌形象
擁有良好入職體驗的員工，會更願意用口頭或是社交媒體的方式，向他人推薦目前就職企業，這些口碑上的宣傳往往能產生最大的行銷效果，替企業形象加分。
辦理新員工入職流程的基本清單
為了確保新入職的員工能夠融入新環境，在入職第一天加快Onboarding，人力資源部門應做好準備工作，在到職前和新入職時期，注重員工的體驗，例如提供友好的導覽、詳細介紹工作內容和職責、安排配對導師等。以下是辦理入職流程要注意的基本清單。
準備歡迎物資
提供員工手冊，內含公司政策、福利和行為準則。
準備員工證、辦公用品、電腦、電子郵件、內聯網等必要的工作工具。
安排入職培訓
安排基本培訓，包括公司文化、價值觀和內部流程。
提供工作職責和相關部門的介紹。
辦理行政手續
新員工填寫相關的入職文件，包括聘用合同和稅務相關文件。
完成薪資和福利事宜，包括銀行帳戶設置和保險登記。
安排主管和同事介紹
指派主管，協助新員工適應公司文化和工作環境。
安排新員工與同事進行介紹，促進團隊合作和交流。
開始工作
安排新員工的工作崗位／辦公地點。
提供必要的培訓和支援，確保新員工能夠順利開始工作。
跟進和評估
在新員工入職後的頭幾個月，定期進行跟進，確保新員工順利適應工作。
進行評估，了解新員工的表現和需求，並提供必要的支援和培訓。
人力資源管理的新趨勢
很多時候人力資源部門 (HR) 為新員工規劃、實施和管理入職體驗非常耗時，因此要加快入職速度最有效的方法是消除重複性的手動工作，例如資料輸入。有研究指出有 68% 人力資源專業人士表示計劃在未來使用某種形式的引導技術。
除了使用人力資源管理系統可以簡化HR工作之外，隨著人工智能(AI) 的出現，現時可以利用 AI 更有效提高工作效率和質量，例如：自動化回覆電子郵件、自動化報告生成、分析及優化工作流程等。
然而，YOOV 提供一體化的 YOOV WORK人力資源管理系統 ，包括員工管理、薪酬管理、審批管理、考勤排班假期管理等，亦研發了低技術門檻的商用AI 方案，讓企業輕鬆在數分鐘後創建自家AI 聊天機器人（Chatbot） ，訓練 ChatGPT成為您的對話式人工智能助理， 可用於員工內部培訓、企業內部資訊查詢及個人助理等各種應用，節省企業時間及成本。
什麼是對話式人工智能助理? 在員工入職方面發揮什麼作用?
對話式人工智能助理（AI Chatbot）利用自然語言處理（Natural Language Processing）從使用者的文字、語音輸入，找到相應的可執行指令。利用AI 的機器學習（Machine Learning），從資料庫中不斷學習，生成智能回覆，以協助個人執行任務或服務的軟體代理（software agent），處理的雜務也非常廣泛。
對於員工入職方面，AI Chatbot 可以跨多個溝通管道（WhatsApp、MS Team、 Slack等等）指導新員工回答一系列問題，以收集與新入門表格中的欄位相關的資訊，將填妥的表格安全地上傳至系統和檔案，做到無紙化，消除員工和人力資源對多種紙本表格、公告、員工手冊和資料輸入的需要，從而入職時間大幅縮短。
在對話過程中，將向新員工提供鼓勵訊息，以確保流程完成，提供額外資訊以確保清晰，並根據回覆指導員工進行個人化對話流程，以確保收集到正確的資訊，改善員工體驗。
執行全自動化流程，觸發向員工和經理發送自動確認電子郵件，讓新員工與同事、公司文化聯繫起來，亦可自動培訓員工，緊貼員工進度及表現水平。簡單說的是：簡化工作程序、增強溝通和協作，以及支援員工滿意度。
結論
HR 在協調、制定、執行和持續改進公司新員工入職計劃方面發揮著核心作用，懂得妥善安排新員工上班的第一天，絕對能激發正面的影響，HR從而無懼重新培訓新員工，建立人才庫，減少招聘和培訓成本。
為了公司未來發展打好穩固基礎，進而提升企業競爭力，請運用一套全面的人力資源解決方案來管理員工。YOOV 亦因應市場需求於 HR系統加入AI 技術，包括 AI 生成面試題、AI 掃瞄履歷表、AI 識別電子病假紙真偽等等。
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