香港企業常用的3大HR系統
香港市面上有眾多不同的HR系統，但要找到最適合企業需求的系統，可能會耗費大量時間和精力。
為了幫助你節省時間，本文將直接為你比較香港最常見的三大HR系統：YOOV WORK、Workstem 及 Info-Tech。
如果你從未使用過HR系統，本文將首先為你講解現今HR系統的技術發展、功能特點、收費模式以及使用流程等重要資訊，幫助你快速挑選最適合你企業的HR系統。
甚麼是人力資源管理系統 (HR System)？
基本簡介
人力資源管理系統 (HR System) 是專為企業管理員工和人力資源相關事務的軟件。
系統主要提升企業的人事管理效率，減少人為錯誤、繁瑣耗時及重覆性工作，並完整管理人事紀錄及數據，方面查核及分析。
從招聘、薪酬管理到績效評估和員工管理，人力資源管理系統涵蓋了人力資源管理的各項工作需要。
技術發展
過往的人力資源管理系統通常需要安裝在企業的內部伺服器上，這類舊式系統具有許多缺點：
- 安裝和維護成本高昂，需要專業的IT人員協助管理。
- 系統功能無法靈活更新，更改可能需要額外費用及開發時間。
- 界面通常不易使用，而且難以與其他系統進行整合交換數據。
現時的人力資源管理系統多數採用了雲端技術。雲端系統 不需要繁瑣的安裝程序，只需在網上登入即可隨時隨地進行管理。
這大大降低了企業的IT成本，並提高了系統的靈活性和可擴展性。
企業可以根據需要選擇不同的功能，並且系統能夠隨著業務的發展進行更新和升級。
雲端系統都有強大的的數據安全保障，避免企業的敏感資信外洩。
最新的人力資源管理系統已經開始引入人工智能 (AI) 技術，進一步提升了系統的智能化和自動化水平。
人力資源管理系統有甚麼功能？
人力資源管理系統具備以下基本5大功能：
考勤管理
利用GPS、WiFi或QR code二維碼方式打卡，方便且準確地記錄員工出勤情況。
假期管理
可設計不同假期政策，靈活應對各種企業需求，讓假期申請和管理更加便捷。
排班管理
支持不同工作班次的排班管理，確保員工的工作安排有序合理。
薪酬管理
自動計算員工工資、稅金和其他福利，確保薪酬發放準確無誤。
員工資料管理
集中管理員工的個人資料、工作履歷和其他重要信息，方便隨時查詢和更新。
除了上述基本功能，人力資源管理系統還包括以下額外功能：
績效評估
幫助管理者進行員工績效的全面評估，為晉升和獎勵提供依據。
公司公告
快速發佈公司內部公告和通知，確保信息傳遞暢通1
另外，一些較完善的HR系統還提供申請審批管理功能，例如報銷、招聘和付款等不同申請流程，極大地提高了管理效率。
另外亦設有手機APP，方便員工進行自助管理，如查詢假期、查看班次安排、申請進度及查看薪資單等，大幅減少了人事部門的負擔。
最新的HR系統還引入了AI功能，例如履歷篩選，大幅提升招聘效率，節省大量人力成本。
如何選擇人力資源管理系統？
對於未曾使用過人力資源管理系統的人，除了要考慮功能及價錢外，在挑選及比較不同系統時應該要注意以下幾個重點因素：
功能是否足夠滿足需要
首先需要確定系統的功能是否能夠滿足企業的需求。基本功能包括考勤管理、假期管理、排班管理、薪酬管理、員工資料管理等。
另外，較為完善的系統可能還包含績效評估、公司公告、申請審批管理（如報銷、招聘、付款等）和AI功能（如履歷篩選）。
雲端系統或是需要安裝
現今大多數HR系統都是雲端系統，這樣可以隨時隨地登入進行管理。雲端系統通常費用較低且容易更新，安全性也相對較高。非雲端系統則需要安裝，功能更新較慢且費用可能較高。
費用
費用是選擇HR系統時的重要考量因素。需要了解系統的總費用，包括初始費用、維護費用和任何潛在的額外收費。最便宜的系統不一定是最好的，應該選擇性價比高的系統。
安全性
確保HR系統具有高水平的安全性，以保護敏感的員工數據。系統應該具備數據加密、權限控制和數據備份等功能。
技術支援
良好的技術支援是系統穩定運行的保障。應選擇提供本地支援服務的供應商，以便在遇到問題時能夠及時解決。
有沒有免費試用
免費試用能夠幫助企業了解系統的實際使用情況。選擇有免費試用期的供應商，可以先體驗系統的功能和操作，再決定是否購買。
品牌聲譽
選擇有良好品牌聲譽和廣泛客戶基礎的HR系統供應商，這通常意味著他們的產品質量和服務水準較高。
多方比較
建議同時向2-3 個HR系統服務供應商查詢，並進行詳細比較。這有助於了解各系統的優劣，從而做出明智的選擇。
人力資源管理系統如何收費？
系統訂閱費用
大多數人力資源管理系統是按人頭收費，根據企業員工數量計算費用，適合不同規模的企業。小型企業不會因無法負擔成本問題而無法使用系統協助管理。此外，有些系統則按功能逐一收費，企業可以根據自身需求選擇不同的功能模塊，靈活控制成本。
年繳收費
人力資源管理系統通常採用年繳形式收費，而大部分系統的合約期為一年，企業可以根據使用情況每年續約或更換系統供應商，靈活選擇最適合的系統。
代服務費用
部份系統供應商會提供系統初期設定和數據輸入服務，以協助企業更快地上手使用系統。這類服務通常會額外收費，根據服務的複雜程度和所需時間計算費用。
硬件設備費用
若企業需要配合HR系統使用的硬件設備，如打卡機或門禁系統，這些設備的費用通常需額外支付。
技術支援服務費用
HR系統的技術支援服務通常分為不同層級。優先查詢服務可能需要額外收費，保證企業在遇到問題時能夠快速獲得支援。一般查詢服務則可能包含在基本收費中，但回應速度相對較慢。
如何開始使用人力資源管理系統？
在正式開始使用HR系統前，需要完成基本設定並輸入公司及員工數據。這一過程通常視數量及複雜程度，可在1-2星期內完成。
了解需求
供應商會通過問卷形式向企業了解系統設定的需求，以便於針對性地配置系統功能。
資料 準備
企業需要準備以下資料以完成系統設定：
- 員工資料：姓名、職位、部門、工資等。
- 公司架構：企業的組織結構圖。
- 考勤規則：如遲到、早退、加班的規則。
- 假期類別：假期數量、特別假等。
- 薪酬規則：加班補錢、獎罰等。
系統設定
根據企業提供的資料，供應商將完成系統的初步設定，確保系統能夠滿足企業的日常管理需求。
使用培訓
在所有設定完成後，供應商會為企業提供使用培訓。培訓內容包括系統的基本操作、功能介紹及常見問題解答，確保管理層和員工能夠熟練使用系統。
測試及確認
完成培訓後，企業需要進行測試，確保系統設定符合需求並運行順暢。如有需要，可進行微調。
員工培訓及正式使用
企業可以向其他員工提供簡單的使用說明，並可正式開始使用HR系統，提升人力資源管理的效率和準確性。
HR系統比較
現時香港有不少人力資源系統可以選擇，以下是市面上3個最常用的系統比較：
| YOOV WORK | Workstem | INFO-TECH | ||
|---|---|---|---|---|
| 企業信息管理 | 同一後台管理多個企業帳號 | ✓ | ✓ | – |
| 系統用戶添加不限數量 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 自定義系統用戶的使用權限 | ✓ | ✓ | – | |
| 僱員檔案管理 | 支援批量導入僱員資料 | ✓ | ✓ | – |
| 僱員可自助維護個人檔案 | ✓ | ✓ | – | |
| 完整人事變動歷史記錄 | ✓ | ✓ | – | |
| 不限次的附件上傳 | ✓ | ✓ | – | |
| 部門管理 | 部門架構: 部門架構管理, 架構圖 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 職位管理: 職位類別, 職務管理 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 職級管理, 職級分組 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 員工列表: 新增員工, 員工總覽, 支援批量導入僱員資料 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 員工狀態管理: 入職管理, 轉正管理, 離職管理 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 人事提醒: 員工生日, 入職週年, 合約到期, 工作簽證到期, 退休日期, 自定義欄位 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 自助入職: 入職登記表, 入職登記紀錄 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 獎懲紀錄: 獎懲規則 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 人事設置: 自定欄位訊息(在職, 個人, 聯繫, 工資, 其他) 提醒規則 (入職, 入職週年, 生日, 試用期, 合約期, 工作簽證到期) 員工檔案材料 (基本資料, 檔案資料, 離職資料) 退休規則 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 員工統計分析 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 支援一天內多班次 / 多地點 | X | ✓ | – | |
| 考勤管理 | 當月考勤: 總表, 打卡紀錄, 請假紀錄, 加班紀錄, 外出紀錄, 簽到紀錄 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 每日考勤報表 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 考勤報表 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 排班管理: 員工排班, 調動管理 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 考勤設置: 考勤組管理, 班次管理, 工作地點, 打卡方式, 考勤規則 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 提醒設置 (打卡, 缺卡, 排班修改通知) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| WIFI 打卡 | ✓ | X | X | |
| 假期管理 | 假期規則設置 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 假期餘額 (員工假期總覽, 明細) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 提醒設置 (假期餘額, 員工請假, 硬性年假) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 審批管理 | 審批模板 考勤: 請假, 外出, 加班, 調更, 補簽到… 財政: 報銷 人事: 招聘, 更改個人資料 行政: 印卡片, 訪客, 教育資助 前線行政: 應急情況匯報, 維修, 工作進度匯報 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 審批紀錄 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 薪酬管理 | 月工資表: 計算生成工資表, 生成銀行付款檔案, 生成強積強金供款結算書, 生成稅務表格 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 電子工資單 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 每日平均工資 | X | ✓ | ✓ | |
| 離職結算 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 固定工資調整 (當前工資, 工資調整紀錄) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 薪酬設置 (薪資組, 薪酬規則, 薪資組規則設置, 全局設置) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 薪酬分析 (工資概覽, 趨勢分析) | ✓ | ✓ | – | |
| 公告管理 | 公告列表, 發佈公告 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 制度管理 | 制度列表, 發佈制度 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 招聘管理 | 候選人: 招聘列表, 安排面試, 淘汰, 更改職位, 更改聘請渠道 | ✓ | X | X |
| 招騁職位詳細 (招聘中, 停止招騁) | ✓ | X | X | |
| 面試日程: 安排面試, 面試簽到 | ✓ | X | X | |
| 人才庫: 新增人才, 添加到候選人, 更改職位 | ✓ | X | X | |
| 職位申請表: 設置申請表, 發送申請表, 在線填寫申請表 | ✓ | X | X | |
| 招聘設置: 招聘渠道, 面試信息, 淘汰原因, 郵件模板, 企業發件郵箱 | ✓ | X | X | |
| 會議室預定 | 會議室紀錄 | ✓ | X | X |
| 會議室管理 | ✓ | X | X | |
| 檯限管理 | 後台權限管理 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 公司/團隊設置 | 公司資料 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 工作地點 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| APP管理 | ✓ | ✓ | ✓ |
HR系統推薦
人力資源管理系統建議選擇適合香港企業使用的，在功能、選項及流程方面都符合本地人事管理流程及需要，例如預設為香港日歷、可生成香港銀行付款文件、稅務報表及強積金 (MPF) 檔案等。
香港較為多人熟悉的人力資源管理系統有YOOV WORK，超過80個行業客戶使用，使用人數多達數萬人。
YOOV WORK 是雲端管理的人力資源管理系統，可以在任何時間及地點登入進行管理，除一般企業外，對於需在家辦公或遙距辦公的企業大為方便。
系統主要功能有考勤、假期、排班、薪酬、員工資料、審批、公告等功能，覆蓋大部份人力資源管理工作需要。
YOOV WORK 設有手機APP，員工可隨時自助查閱期假餘數、糧單、工作更次、申請報銷等，大大減低人事部的工作負擔。
另外，YOOV WORK的審批功能非常推薦使用。企業可自由設計需要申請及審批事項，例如報銷、採購、文儀用品、印刷卡片、付款、請假、招聘、績效評分等申請。
申請會按條件即時傳送到指定的主管或同事 (可多於一個)進行批核。整個申請及審批都只需於手機APP完成並完整紀錄，非常有效率。
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