公司持續增加人手應付業務，人事管理日趨繁複耗時，使用HR系統協助管理為最有效方法。但HR系統要定制好抑或是訂閱現成系統好？兩種形式系統又有何不同之處？
現時大多數現成系統都以SaaS (Software as a Service) 形式以供訂閱服務，系統都是建基於雲端基礎上，使用者可透過網絡隨時隨地登入系統操作。而一般傳統定制服務都不是建基於雲端基礎上，只能透過企業內聯網使用。
正在尋找及比較系統的您可能未必了解兩者的分別，以下為兩種HR系統比較，可從形式、成本、擴展性等方面快速掌握差異，選擇合適自己需要的模式。
| 定制系統 | 訂閱系統 | |
| 形式 | 只容許內聯網使用者 | 雲端型系統，透過互聯網即可隨時隨地登入，方便遙距辦公，相對靈活方便 |
| 成本 | 一次性買斷，以開發時間計算成本，基本至少十數萬元或以上 | 以月費或年費訂閱，一般按使用人數收費，由數十元至數百元 (每人/每月)，毋需開發成本 |
| 開發期 | 按系統複雜程度，一般需時數月或一年以上 | 即付費訂閱即可使用各種功能模組 (考勤、計糧、請假等)，能快速應用於管理 |
| 系統功效 | 需等數月完成基本設置才可試用，如不理想需重新更改 | 一般提供試用期，可選擇較滿意的系統才決定付費 |
| 設定更新 | 如勞工法規有更新，需付費及需時更改系統設定 | 一般由服務供應商即時更新，或可於系統內自行更改，毋需額外費用 |
| 功能擴展 | 如需增加或改動功能，需額外付費 | 服務供應商不斷優化及新增功能來提升使用體驗，具較大擴展性而且毋需收費 |
| 技術支援 | 由企業IT員工自行處理或由需專人前往檢查，維護時間資源成本較高 | 由服務供應商進行日常檢測除錯，以改善系統穩定性，毋需專人前往處理 |
| 硬件設置 | 多設置於企業內，需自行管理 | 由服務供應商設置及管理 |
| 安全性 | 需由企業自行管理及承擔風險 | 一般都寄存於大型雲端服務供應商，安全性可達銀行級別 |
由於定制系統需較長時間開發，建議大家先試用現成系統是否適合企業自身的管理模式、系統有否持續更新、使用是否簡單容易、有否提供額外服務協助整合現有資料於新系統內。除了收集HR部門的使用意見外，更應邀請其他員工一同試用給予評價，因為如果得不到員工的理解支持或感到使用困難，將會成為企業數碼轉型的一大阻力。
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