香港企業常用的3大HR System
香港市面上有眾多不同的HR System，但要找到最適合企業需求的系統，可能會耗費大量時間和精力。
為了幫助你節省時間，本文將直接為你比較香港最常見的三大HR System：YOOV WORK、Workstem 及 Info-Tech。
如果你從未使用過HR System，本文將首先為你講解現今HR系統的技術發展、功能特點、收費模式以及使用流程等重要資訊，幫助你快速挑選最適合你企業的HR System。
甚麼是HR System？
基本簡介
HR System (人力資源管理系統) 是專為企業管理員工和人力資源相關事務的軟件。
系統主要提升企業的人事管理效率，減少人為錯誤、繁瑣耗時及重覆性工作，並完整管理人事紀錄及數據，方面查核及分析。
從招聘、薪酬管理到績效評估和員工管理，人力資源管理系統涵蓋了人力資源管理的各項工作需要。
技術發展
過往的HR System通常需要安裝在企業的內部伺服器上，這類舊式系統具有許多缺點：
- 安裝和維護成本高昂，需要專業的IT人員協助管理。
- 系統功能無法靈活更新，更改可能需要額外費用及開發時間。
- 界面通常不易使用，而且難以與其他系統進行整合交換數據。
現時的HR System多數採用了雲端技術。雲端系統不需要繁瑣的安裝程序，只需在網上登入即可隨時隨地進行管理。
這大大降低了企業的IT成本，並提高了系統的靈活性和可擴展性。
企業可以根據需要選擇不同的功能，並且系統能夠隨著業務的發展進行更新和升級。
雲端系統都有強大的的數據安全保障，避免企業的敏感資信外洩。
最新的HR System已經開始引入人工智能 (AI) 技術，進一步提升了系統的智能化和自動化水平。
HR System有甚麼功能？
HR System具備以下基本5大功能：
考勤管理
利用GPS、WiFi或QR code二維碼方式打卡，方便且準確地記錄員工出勤情況。
假期管理
可設計不同假期政策，靈活應對各種企業需求，讓假期申請和管理更加便捷。
排班管理
支持不同工作班次的排班管理，確保員工的工作安排有序合理。
薪酬管理
自動計算員工工資、稅金和其他福利，確保薪酬發放準確無誤。
員工資料管理
集中管理員工的個人資料、工作履歷和其他重要信息，方便隨時查詢和更新。
除了上述基本功能，HR System還包括以下額外功能：
績效評估
幫助管理者進行員工績效的全面評估，為晉升和獎勵提供依據。
公司公告
快速發佈公司內部公告和通知，確保信息傳遞暢通1
另外，一些較完善的HR System還提供申請審批管理功能，例如報銷、招聘和付款等不同申請流程，極大地提高了管理效率。
另外亦設有手機APP，方便員工進行自助管理，如查詢假期、查看班次安排、申請進度及查看薪資單等，大幅減少了人事部門的負擔。
最新的HR System還引入了AI功能，例如履歷篩選，大幅提升招聘效率，節省大量人力成本。
如何選擇HR System？
對於未曾使用過HR System的人，除了要考慮功能及價錢外，在挑選及比較不同系統時應該要注意以下幾個重點因素：
功能是否足夠滿足需要
首先需要確定系統的功能是否能夠滿足企業的需求。基本功能包括考勤管理、假期管理、排班管理、薪酬管理、員工資料管理等。
另外，較為完善的系統可能還包含績效評估、公司公告、申請審批管理（如報銷、招聘、付款等）和AI功能（如履歷篩選）。
雲端系統或是需要安裝
現今大多數HR System都是雲端系統，這樣可以隨時隨地登入進行管理。雲端系統通常費用較低且容易更新，安全性也相對較高。非雲端系統則需要安裝，功能更新較慢且費用可能較高。
費用
費用是選擇HR System時的重要考量因素。需要了解系統的總費用，包括初始費用、維護費用和任何潛在的額外收費。最便宜的系統不一定是最好的，應該選擇性價比高的系統。
安全性
確保HR System具有高水平的安全性，以保護敏感的員工數據。系統應該具備數據加密、權限控制和數據備份等功能。
技術支援
良好的技術支援是系統穩定運行的保障。應選擇提供本地支援服務的供應商，以便在遇到問題時能夠及時解決。
有沒有免費試用
免費試用能夠幫助企業了解系統的實際使用情況。選擇有免費試用期的供應商，可以先體驗系統的功能和操作，再決定是否購買。
品牌聲譽
選擇有良好品牌聲譽和廣泛客戶基礎的HR系統供應商，這通常意味著他們的產品質量和服務水準較高。
多方比較
建議同時向2-3 個HR System服務供應商查詢，並進行詳細比較。這有助於了解各系統的優劣，從而做出明智的選擇。
HR System如何收費？
系統訂閱費用
大多數HR System是按人頭收費，根據企業員工數量計算費用，適合不同規模的企業。小型企業不會因無法負擔成本問題而無法使用系統協助管理。此外，有些系統則按功能逐一收費，企業可以根據自身需求選擇不同的功能模塊，靈活控制成本。
年繳收費
HR System通常採用年繳形式收費，而大部分系統的合約期為一年，企業可以根據使用情況每年續約或更換系統供應商，靈活選擇最適合的系統。
代服務費用
部份系統供應商會提供系統初期設定和數據輸入服務，以協助企業更快地上手使用系統。這類服務通常會額外收費，根據服務的複雜程度和所需時間計算費用。
硬件設備費用
若企業需要配合HR System使用的硬件設備，如打卡機或門禁系統，這些設備的費用通常需額外支付。
技術支援服務費用
HR System的技術支援服務通常分為不同層級。優先查詢服務可能需要額外收費，保證企業在遇到問題時能夠快速獲得支援。一般查詢服務則可能包含在基本收費中，但回應速度相對較慢。
如何開始使用HR System？
在正式開始使用HR System前，需要完成基本設定並輸入公司及員工數據。這一過程通常視數量及複雜程度，可在1-2星期內完成。
了解需求
供應商會通過問卷形式向企業了解系統設定的需求，以便於針對性地配置系統功能。
資料 準備
企業需要準備以下資料以完成系統設定：
- 員工資料：姓名、職位、部門、工資等。
- 公司架構：企業的組織結構圖。
- 考勤規則：如遲到、早退、加班的規則。
- 假期類別：假期數量、特別假等。
- 薪酬規則：加班補錢、獎罰等。
系統設定
根據企業提供的資料，供應商將完成系統的初步設定，確保系統能夠滿足企業的日常管理需求。
使用培訓
在所有設定完成後，供應商會為企業提供使用培訓。培訓內容包括系統的基本操作、功能介紹及常見問題解答，確保管理層和員工能夠熟練使用系統。
測試及確認
完成培訓後，企業需要進行測試，確保系統設定符合需求並運行順暢。如有需要，可進行微調。
員工培訓及正式使用
企業可以向其他員工提供簡單的使用說明，並可正式開始使用HR系統，提升人力資源管理的效率和準確性。
HR System比較
現時香港有不少HR System可以選擇，以下是市面上3個最常用的系統比較：
| YOOV WORK | Workstem | INFO-TECH | ||
|---|---|---|---|---|
| 企業信息管理 | 同一後台管理多個企業帳號 | ✓ | ✓ | – |
| 系統用戶添加不限數量 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 自定義系統用戶的使用權限 | ✓ | ✓ | – | |
| 僱員檔案管理 | 支援批量導入僱員資料 | ✓ | ✓ | – |
| 僱員可自助維護個人檔案 | ✓ | ✓ | – | |
| 完整人事變動歷史記錄 | ✓ | ✓ | – | |
| 不限次的附件上傳 | ✓ | ✓ | – | |
| 部門管理 | 部門架構: 部門架構管理, 架構圖 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 職位管理: 職位類別, 職務管理 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 職級管理, 職級分組 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 員工列表: 新增員工, 員工總覽, 支援批量導入僱員資料 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 員工狀態管理: 入職管理, 轉正管理, 離職管理 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 人事提醒: 員工生日, 入職週年, 合約到期, 工作簽證到期, 退休日期, 自定義欄位 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 自助入職: 入職登記表, 入職登記紀錄 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 獎懲紀錄: 獎懲規則 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 人事設置: 自定欄位訊息(在職, 個人, 聯繫, 工資, 其他) 提醒規則 (入職, 入職週年, 生日, 試用期, 合約期, 工作簽證到期) 員工檔案材料 (基本資料, 檔案資料, 離職資料) 退休規則 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 員工統計分析 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 支援一天內多班次 / 多地點 | X | ✓ | – | |
| 考勤管理 | 當月考勤: 總表, 打卡紀錄, 請假紀錄, 加班紀錄, 外出紀錄, 簽到紀錄 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 每日考勤報表 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 考勤報表 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 排班管理: 員工排班, 調動管理 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 考勤設置: 考勤組管理, 班次管理, 工作地點, 打卡方式, 考勤規則 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 提醒設置 (打卡, 缺卡, 排班修改通知) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| WIFI 打卡 | ✓ | X | X | |
| 假期管理 | 假期規則設置 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 假期餘額 (員工假期總覽, 明細) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 提醒設置 (假期餘額, 員工請假, 硬性年假) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 審批管理 | 審批模板 考勤: 請假, 外出, 加班, 調更, 補簽到… 財政: 報銷 人事: 招聘, 更改個人資料 行政: 印卡片, 訪客, 教育資助 前線行政: 應急情況匯報, 維修, 工作進度匯報 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 審批紀錄 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 薪酬管理 | 月工資表: 計算生成工資表, 生成銀行付款檔案, 生成強積強金供款結算書, 生成稅務表格 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 電子工資單 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 每日平均工資 | X | ✓ | ✓ | |
| 離職結算 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 固定工資調整 (當前工資, 工資調整紀錄) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 薪酬設置 (薪資組, 薪酬規則, 薪資組規則設置, 全局設置) | ✓ | ✓ | ✓ | |
| 薪酬分析 (工資概覽, 趨勢分析) | ✓ | ✓ | – | |
| 公告管理 | 公告列表, 發佈公告 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 制度管理 | 制度列表, 發佈制度 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 招聘管理 | 候選人: 招聘列表, 安排面試, 淘汰, 更改職位, 更改聘請渠道 | ✓ | X | X |
| 招騁職位詳細 (招聘中, 停止招騁) | ✓ | X | X | |
| 面試日程: 安排面試, 面試簽到 | ✓ | X | X | |
| 人才庫: 新增人才, 添加到候選人, 更改職位 | ✓ | X | X | |
| 職位申請表: 設置申請表, 發送申請表, 在線填寫申請表 | ✓ | X | X | |
| 招聘設置: 招聘渠道, 面試信息, 淘汰原因, 郵件模板, 企業發件郵箱 | ✓ | X | X | |
| 會議室預定 | 會議室紀錄 | ✓ | X | X |
| 會議室管理 | ✓ | X | X | |
| 檯限管理 | 後台權限管理 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 公司/團隊設置 | 公司資料 | ✓ | ✓ | ✓ |
| 工作地點 | ✓ | ✓ | ✓ | |
| APP管理 | ✓ | ✓ | ✓ |
HR System推薦
HR System建議選擇適合香港企業使用的，在功能、選項及流程方面都符合本地人事管理流程及需要，例如預設為香港日歷、可生成香港銀行付款文件、稅務報表及強積金 (MPF) 檔案等。
香港較為多人熟悉的HR System有YOOV WORK，超過80個行業客戶使用，使用人數多達數萬人。
YOOV WORK 是雲端管理的HR System，可以在任何時間及地點登入進行管理，除一般企業外，對於需在家辦公或遙距辦公的企業大為方便。
系統主要功能有考勤、假期、排班、薪酬、員工資料、審批、公告等功能，覆蓋大部份人力資源管理工作需要。
YOOV WORK 設有手機APP，員工可隨時自助查閱期假餘數、糧單、工作更次、申請報銷等，大大減低人事部的工作負擔。
另外，YOOV WORK的審批功能非常推薦使用。企業可自由設計需要申請及審批事項，例如報銷、採購、文儀用品、印刷卡片、付款、請假、招聘、績效評分等申請。
申請會按條件即時傳送到指定的主管或同事 (可多於一個)進行批核。整個申請及審批都只需於手機APP完成並完整紀錄，非常有效率。
了解更多YOOV WORK系統功能，請按此！
有關YOOV WORK其他功能的文章 :
【計糧系統推薦】YOOV WORK 薪酬管理 6 大特色助 HR 辦妥計薪
聯絡我們
電郵：cs@yoov.com
電話：2988 8883
Whatsapp：請按此
#HR System #HR系統 ＃HRM System #HRMS #人力資源管理系統 #人事管理系統