隨著企業數碼轉型，傳統的手動發票處理已經越來越不能應付現代化的業務需求。人手處理發票通常是一項緩慢、重複及容易出錯的工作，這可能會消耗你大量的時間和資源。從資料輸入錯誤到審批延遲，效率低可能導致延遲付款。
幸好現時有 AI OCR（光學字符識別）技術能減少手動錯誤，減少對Data Entry 的需求，降低資料輸入員的人工成本，更可實現發票處理流程的全自動化，為企業帶來前所未有的效率提升，節省寶貴的時間，並全面提高準確性。
本文將探討自動化發票處理的工作原理、優勢以及相關工具，幫助企業了解如何將這些技術應用於日常營運中。
什麼是自動化發票處理？
自動化發票處理是指使用一些軟件來管理整個發票處理流程。這種方法消除了手動工作，例如輸入數據、核實細節和審批發票。通過自動化，企業可以自動提取並檢查發票數據，加快工作流程。
在自動化的幫助下，從數據捕獲到記錄存儲的每個步驟都是數字化處理，讓財務操作變得更快速和準確。這還可以與您的ERP平台連接，實時更新記錄，從而更好地監控應付賬款。
作為應付賬款管理中的最佳實踐之一，從手動轉向自動化發票處理不僅能節省時間，還能改善現金流管理，為財務流程提供更多控制力。接下來，我們將探討自動化發票處理的具體步驟。
如何在發票處理中自動化?
消除人手資料輸入的需要，以下是進行自動化發票處理的步驟：
- 發票接收與數據讀取
發票處理流程從接收到發票開始，透過AI OCR (人工智能光學字符識辨) 技術自動從掃描的文件、圖像或PDF中撮取重點內容及發票數據。系統能夠識別關鍵細節，例如發票號碼、日期、供應商信息、明細項目和總金額。
- 數據配對與分類
在數據讀取完成後，系統可以進行自動識別文件類型，並根據其內容進行自動分類。例如，它會檢查供應商的名稱是否與公司數據庫中的資料相符，並將發票與採購訂單或交貨單進行交叉比對，以確認所描述的商品或服務已按要求接收。
- 記錄保存與搜索
發票及其相關記錄會自動儲存在集中化的可搜索數據庫中，這使得未來的審計或查詢變得簡單快捷。發票會根據相關字段（如供應商名稱、付款日期或發票金額）進行索引，確保所有信息都易於查閱和報告。 - 持續改進與導出數據
使用 AI 驅動的 OCR技術能夠通過不斷學習過往數據，系統可以被訓練來識別特定格式、供應商，甚至是常見的錯誤。隨著時間的推移，它在讀取和處理發票方面會變得更加準確和高效。
自動處理批量文檔後，可於系統將數據導出為多種輸出格式，包括CSV、XLSX。
這些工作流程提供了一種無縫的發票處理方式，不用人手入Data，大大節省時間、減少錯誤，並提升財務流程的透明度。自動化系統還可以隨著您的業務增長進行擴展，確保隨著發票數量的增加，處理效率依然保持穩定。
接下來，我們將探討自動化發票處理的好處，以及一體化解決方案簡化繁複資料輸入的過程。
自動化發票處理的好處
還在猶豫是否應該自動化您的發票處理流程？讓我們深入了解發票工作流程自動化可以為您的日常運營帶來的具體優勢。
人手輸入Data 處理發票是一項緩慢、乏味的任務，不僅耗費寶貴的時間，還會為您的業務引入不必要的挑戰。轉用自動化，您的公司可以享受以下一系列好處：
- 提升效率
自動化發票處理可以讓您快速且準確地批量處理發票。減少手動操作，降低勞動成本，並簡化工作流程，您的團隊可以專注於更高價值的任務。 - 降低錯誤
人手輸入資料可能會有錯誤，導致有損失。但是使用了AI OCR 的技術自動提取發票數據，大大降低人為輸入錯誤，從發票進入系統的那一刻起，便可確保其準確性。 - 實時可視性
每張發票的狀態都一目了然，為您提供清晰的實時發票流程概覽，可以輕鬆追蹤每張發票在審批情況，以及誰負責下一步，防止出現停滯及瓶頸。 - 提高合規性
借助自動化系統，所有發票及支持文件均以數字格式安全存儲並有序管理。這使得在進行審計或報告時更容易檢索記錄，確保您的公司符合財務法規及報告要求。 - 節約成本
雖然自動化需要初期投資，但長期的節省是顯著的。勞動成本減少、錯誤減少、處理時間加快以及現金流改善，這些都會帶來顯著的投資回報率（ROI）。
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